Steuerliche Freigrenze für Werbegeschenke: Was gilt 2026?

Geschenke sind gerade in der Weihnachtszeit bei vielen Unternehmen fester Bestandteil der Kundenbindung und Beziehungspflege zu Geschäftspartnern. Doch dabei gelten klare steuerliche Regelungen, die Unternehmen kennen müssen.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, welche Geschenke von der Steuer abgesetzt werden können, wann sich eine Pauschalversteuerung lohnt und warum Geschenke für Kunden und Mitarbeiter bei der Versteuerung unterschiedlich behandelt werden müssen.

Welche Freigrenze gilt für Geschenke an Kunden und Geschäftspartner?

Für Geschenke an Kunden, Geschäftspartner und andere Personen, die nicht zum eigenen Personal gehören, gilt 2026 eine Freigrenze von 50 Euro pro Empfänger und Jahr, die als Betriebsausgaben absetzbar sind. Diese Freigrenze wurde zum 1. Januar 2024 von 35 Euro auf 50 Euro angehoben. Rechtsgrundlage ist § 4 EStG.

Entscheidend ist, dass die Anschaffungs- oder Herstellungskosten aller Geschenke an dieselbe Person im jeweiligen Wirtschaftsjahr zusammen die 50-Euro-Grenze nicht überschreiten.

Freigrenze oder Freibetrag?

Bei den 50 Euro handelt es sich um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag. Das bedeutet: Wird die Grenze überschritten, entfällt der Betriebsausgabenabzug für das betreffende Geschenk vollständig.

Wie wird die 50-Euro-Freigrenze berechnet?

• Bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen: Maßgeblich sind die Nettokosten.
• Ohne Vorsteuerabzugsberechtigung: Die Umsatzsteuer gehört zu den relevanten Kosten und ist mit einzurechnen.
• Versand und Verpackung: Versand- und Verpackungskosten zählen nicht zu den Anschaffungskosten und müssen nicht berücksichtigt werden.
• Personalisierung: Kosten für eine individuelle Veredelung, beispielsweise einen Logoaufdruck, zählen zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten.

Ausnahme: Gegenstände, die ausschließlich betrieblich genutzt werden können und für eine private Nutzung nicht geeignet sind, können unter bestimmten Voraussetzungen auch oberhalb der 50-Euro-Grenze abzugsfähig sein. Ein Beispiel ist ein spezieller Werkzeugkoffer, der für die berufliche Tätigkeit eines Handwerkers bestimmt ist.

Welche Geschenke sind nicht steuerlich absetzbar?

Was als Geschenk im steuerlichen Sinne zählt, ist klar definiert. Demnach handelt es sich um Sachzuwendungen oder Gutscheine, die nicht an eine Gegenleistung gebunden sind. Entscheidend für die steuerliche Absetzbarkeit sind insbesondere der Wert, die betriebliche Veranlassung und die korrekte Dokumentation.

Nicht steuerlich absetzbar sind:

• Geschenke über 50 Euro
• Geldgeschenke
• Warenproben und Muster
• Preise und Preisausschreiben
• Geschenke, für die eine Gegenleistung erbracht wird (z.B. Prämie, Sponsoring, Trinkgeld)
• Rabatte, Gutschriften und Kulanzleistungen, da sie Bezug auf einen vorherigen Kauf oder eine vorangegangene Leistung haben

Was gilt für Geschenke an eigene Mitarbeiter?

Für Mitarbeitergeschenke gelten eigene steuerliche Regeln:

• Die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze (monatlich): Unternehmen können ihren Mitarbeitern zusätzlich zum Arbeitslohn monatlich Sachbezüge von bis 50 Euro steuerfrei gewähren, beispielsweise Guthabenkarten oder eine Mitgliedschaft im Fitnessstudio. Geldzahlungen sind hiervon ausgenommen.
• Die 60-Euro-Freigrenze für besondere Anlässe: Zu persönlichen Anlässen können Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden Geschenke von bis zu 60 Euro brutto zukommen lassen. Beispiele sind z. B. Geburtstag, Hochzeit, die Geburt eines Kindes, ein Arbeitnehmerjubiläum oder eine bestandene Abschlussprüfung. Diese sind steuer- und sozialversicherungsfrei.

Sind Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter steuerfrei?

Weihnachten gilt nicht als persönlicher Anlass im Sinne der 60-Euro-Regelung. Ein Weihnachtsgeschenk kann jedoch unter die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro fallen, sofern die Grenze im betreffenden Monat noch nicht durch andere Sachbezüge ausgeschöpft wurde.

Was gilt für Streuartikel?

Geschenke unter 10 Euro gelten nach § 37b EStG als Streuwerbeartikel und für diese gelten vereinfachte Regeln. Sie sind als Betriebsausgabe absetzbar und für sie ist keine Pauschalversteuerung nötig. Diese Regelung gilt sowohl für Geschenke an Kunden als auch für Zuwendungen an eigene Mitarbeitende. Darüber hinaus entfallen auch die Aufzeichnungspflichten.

Besteht der Werbeartikel aus einer Mehrzahl an Teilartikeln, wie beispielsweise bei einem Etui mit 2 Kugelschreibern, bezieht sich die 10-Euro-Grenze auf den Gesamtwert des Sets. Ansonsten ist der Einzelwert des Werbeartikels entscheidend, selbst wenn ein Empfänger mehrere Artikel oder zusätzlich ein Geschenk über 10 Euro erhält.

Was ist die Pauschalversteuerung?

Oberhalb der 10-Euro-Grenze sind betrieblich veranlasste Geschenke für den Empfänger steuerpflichtig und müssen als geldwerter Vorteil angegeben werden. Um zu vermeiden, dass die beschenkte Person das Geschenk als Einnahme versteuern muss, gibt es die Möglichkeit der Pauschalversteuerung nach § 37b EStG. Unternehmen können die Steuer pauschal mit 30 % (zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) übernehmen. Somit bleibt das Geschenk für den Empfänger steuerfrei.

Die folgenden Punkte sind bei der Pauschalversteuerung wichtig:

• Die Pauschalversteuerung kann nur einheitlich durchgeführt werden. Wer also für ein Geschenk die pauschale Versteuerung anwendet, muss sie für alle Geschenke in einem Jahr anwenden.
• Der Empfänger ist über die Übernahme der Pauschalsteuer zu informieren.
• Die Kosten für eine einzelne Zuwendung dürfen je Empfänger und Wirtschaftsjahr die gesetzliche Höchstgrenze von 10.000 Euro nicht überschreiten.
• Bei der Prüfung der 50-Euro-Freigrenze für Geschenke wird die übernommene Pauschalsteuer nicht zum Wert des Geschenks hinzugerechnet. Maßgeblich ist nur der reine Geschenkwert.

Was ist bei Geschenken an ausländische Geschäftspartner zu beachten?

Bei Geschenken an ausländische Geschäftspartner kommt es darauf an, wo der Empfänger steuerpflichtig ist. Unternehmen sollten prüfen, ob eine deutsche Steuerpflicht besteht und ob im Empfängerland steuerliche Vorgaben zu beachten sind. Eine Pauschalversteuerung nach § 37b EStG ist oft nicht erforderlich, wenn der Empfänger nicht der deutschen Einkommensteuer unterliegt.

Müssen Geschenke dokumentiert werden?

Ja, für den Betriebsausgabenabzug müssen alle Geschenke und deren Empfänger in der Buchhaltung genau dokumentiert werden – einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben. So kommt es im Falle einer Betriebsprüfung nicht zu Problemen.

Die Dokumentation sollte folgende Punkte enthalten:

• Empfänger: Wer hat das Geschenk erhalten?
• Anlass: Warum wurde das Geschenk überreicht?
• Wert: Wie hoch waren die Anschaffungs- oder Herstellungskosten?
• Beleg: Welche Rechnung oder welcher andere Nachweis liegt vor?
• Foto: Ein Foto des Präsents kann die Dokumentation ergänzen.

Geringwertige Streuartikel sind von der Aufzeichnungspflicht ausgenommen.

Fazit: Werbegeschenke steuerlich richtig planen

Wenn Sie Kunden, Geschäftspartnern oder Mitarbeitenden eine Freude machen möchten, sollten Sie nicht nur auf den Preis, sondern auch auf die steuerlichen Rahmenbedingungen achten. Wer Geschenke sorgfältig auswählt, die Kosten pro Empfänger im Blick behält und alle relevanten Ausgaben korrekt dokumentiert, schafft eine gute Grundlage für steuerlich sinnvolle Kundenbindung.