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Homeoffice einrichten–Tipps für produktive Arbeitsprozesse

 

Das Thema Homeoffice Pflicht gehört zu den aktuellen Top Themen. Auch für die Post Corona Zeit erwarten Arbeitgeber ein wachsendes Interesse am Homeoffice. Jetzt ruft die Bundesregierung sogar mit Nachdruck gezielt zum Ausbau von Telearbeitsplätzen auf. Denn für viele Arbeitsprozesse müssen Arbeitnehmer nicht mehr zwingend in den Geschäftsräumen des Arbeitgebers sitzen. Im Ausland gehören so genannte Remote-Arbeitsverträge zum absoluten Standard. In Deutschland muss die psychologische Barriere auf Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite erst einmal überwunden werden. Die Agentur Hi! Employer Strategies hat im Remote Performance Indexermittelt, dass kleine Unternehmen (< 1.000 Mitarbeiter) von der mobilen Arbeitsweise profitieren, im Vergleich zu großen Konzernen. Ob das Konzept Homeoffice gekommen ist, um zu bleiben, hänge von der Führungs- und Unternehmenskultur ab, aber auch von äußeren Rahmenbedingungen.

Ob das Homeoffice zum Erfolgsschlager über den Shutdown hinaus wird, ist mit neuen Richtlinien verbunden. Nicht Arbeitgeber und Arbeitnehmer, auch der Gesetzgeber muss mitgestalten. Mit der Homeoffice Pauschale ist die Rechtsicherheit auf beiden Seiten längst nicht hergestellt. Auch wenn es in der Anfangseuphorie nicht beleuchtet wurde: Die Arbeit im Homeoffice bedeutet Anpassungen im Arbeitsrecht.

In den eigenen Räumlichkeiten ist der Unternehmer Herr über alle Arbeitsabläufe. Im Homeoffice befindet er sich in der Grauzone zwischen Unternehmerinteresse und Privatleben. Mal eben schnell Zwischenergebnisse vor Ort kontrollieren? Dafür werden Anmeldung und Erlaubnis zum Betreten der Wohnung benötigt. Zum einen gilt die Privatsphäre als höchstes Gut, zum anderen hat der Arbeitgeber eine Kontrollpflicht, was Gesundheit des Mitarbeiters und Schutz von Kundendaten betrifft. Bezüglich Arbeitsschutz und Unfallverhütung, Datenschutz und Datensicherheit und Homeoffice Einrichtung und Arbeitsmittel gibt es reichlich Themen, die in den kommenden Monaten auf der Agenda stehen.

Arbeiten im Homeoffice – Rechte und Pflichten für gute Arbeitsabläufe

Die Arbeit im Homeoffice bringt einen neuen Führungsstil mit sich: weniger Kontrolle, mehr Vertrauen und Coaching. Die verstreuten Mitarbeiter brauchen starke Identifikationspunkte zum Arbeitgeber. Motivation und Teambuilding stehen ganz oben in der Prioliste von Führungskräften. Bei allem Socializing und New Work: Für Unternehmer und Mitarbeiter gibt es verbindliche Richtlinien.

1. Zusatzvereinbarung über Homeoffice Nutzung im Arbeitsvertrag

Das Arbeiten im Homeoffice unterliegt nur bedingt der allgemeinen Betriebsvereinbarung. Daher muss eine individuelle Zusatzvereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber in den Arbeitsvertrag aufgenommen werden. Grundsätzlich müssen hier folgende Punkte ergänzt werden:

  • Arbeitszeitregelung und genaue Dokumentation der Arbeitsstunden
  • Datenschutz und DSGVO – besonders wenn Kundendaten im Spiel sind.
  • Erreichbarkeit während der Arbeitszeit
  • Dauer Arbeitsphase im Homeoffice
  • Bereitstellung von Arbeitsmitteln und Büroausstattung im Homeoffice
  • Ggf. Beteiligung am höheren Tarif für einen schnellen Internetzugang

2. Arbeitsschutz im Homeoffice

§ 3 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) gibt dem Arbeitgeber Maßnahmen zum Schutz am Arbeitsplatz vor. Die Gesundheit des Mitarbeiters soll erhalten und gefördert werden. Sinnvoll ist es, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine Zusatzvereinbarung zum Homeoffice in den Arbeitsvertrag aufnehmen. Das Zutrittsrecht zur Wohnung für den Arbeitgeber soll sicherstellen, dass unfallversicherungsrechtliche Grundlagen erfüllt sind. Damit einhergehen muss der Arbeitgeber belehren, dass ein eingeschränkter Unfallschutz gilt.

3. Arbeitsunfall im Homeoffice

Das Bundessozialgericht hat festgelegt, dass Unfälle im Homeoffice grundsätzlich keine Arbeitsunfälle sind. Damit haften weder Unfallversicherung, Berufsgenossenschaft oder Arbeitgeber – mit Rechtsunsicherheit für den Arbeitnehmer. Ob es sich eventuell aber doch um einen Arbeitsunfall handelt, hängt laut Bundessozialgericht von der Handlungstendenz ab. Ist der Unfall während einer arbeitsrelevanten Handlung passiert, besteht Unfallschutz. Jedoch ist der Nachweis für Arbeitnehmer und Arbeitgeber bei Arbeitsunfällen im Homeoffice erschwert.

4. Datenschutz und Datensicherheit

Spätestens seit Inkrafttreten der DSGVO bestehen hohe Anforderungen an Datensicherheit und IT-Infrastruktur. Der Arbeitgeber ist hier auch im Homeoffice zur Datensicherheit verpflichtet. Zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer muss es eine klare Regelung und Unterweisung zum Datenschutz geben. Bestandteil der (schriftlichen) Vereinbarung muss sein, dass Arbeitsmittel vor dem Zugriff auf Daten durch Familienmitglieder gewährleistet sind. Am Firmen-Laptop spielende Kinder werden sonst schnell Dritte, die unerlaubt Einblick auf persönliche Kundendaten erhalten. Das hätte fatale Folgen für den Arbeitgeber.

5. Homeoffice Ausstattung

Bisher gibt es keine gesetzliche Pflicht, dass Arbeitgeber sämtliche Homeoffice Ausstattung zur Verfügung stellen. Will der Arbeitgeber aber sichergehen, dass obige Punkte 2. bis 4. erfüllt sind, sollte die Homeoffice Ausstattung gewährleistet sein. Abhängig von der Tätigkeit muss folgendes Equipment vorhanden sein:

  • Computer oder Laptop mit entsprechender Systemvoraussetzung und Firmen-Software
  • Diensthandy
  • Drucker und Scanner
  • Schreibtisch, Bürostuhl
  • Büromaterialien, wie Papier, Kugelschreiber, etc.

Selbstverständlich können Arbeitnehmer die eigene Infrastruktur als Homeoffice Ausstattung nutzen. Trotzdem bürgt hier der Arbeitgeber für IT-Sicherheit und Datenschutz. Auch eine Kostenpauschale für Büromaterialien, Strom und Datenvolumen können im Rahmen der Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrag geregelt werden. Der Arbeitnehmer muss diese Kosten aber belegen können. Anteilige Mietkosten sind aber unüblich. Diesen Posten kann der Arbeitnehmer in der Einkommenssteuererklärung geltend machen.